Každá účtovná jednotka, ktorá eviduje skladové zásoby, je v zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve povinná v pravidelných intervaloch vykonávať fyzickú inventúru skladu. Táto povinnosť súvisí so širším úkonom inventarizácie, v rámci ktorej účtovná jednotka overuje, či stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov (t. j. vlastného imania) v účtovníctve zodpovedá skutočnosti. Bez presnej evidencie skladových zásob by nebola možná ich kontrola, nedali by sa prijímať včasné opatrenia na doplnenie chýbajúcich zásob, ani sledovať celková hospodárnosť skladovania.
Fyzickú inventúru skladových zásob je možné vykonať kedykoľvek v priebehu spracovávaného obdobia. Pritom platí, že fyzickú inventúru je účtovná jednotka povinná vykonať aspoň jedenkrát ročne, spravidla k dňu, keď zostavuje účtovnú závierku. V prípade potreby možno inventúru vykonať aj viackrát.
Inventúra v OBERON-e
V programe OBERON – Agenda firmy sa fyzická inventúra skladových zásob vykonáva v ponuke Sklad, Inventúra skladu. Výberom položky sa otvorí inventúrny súpis určený na vykonanie inventúry skladu účtovnou jednotkou.
Na zápis fyzických množstiev v sklade je možné najprv použiť tlačový výstup typu inventúrny hárok. Následne možno zapísané fyzické množstvá prepísať do inventúrneho súpisu v programe OBERON – Agenda firmy, inventúrne rozdiely (manká alebo prebytky) program dopočíta automaticky. Pomocou tlačidla Tlač je možné vytlačiť príslušné tlačové výstupy, napr. Inventúrny súpis (len manká a prebytky).
Samotná inventúra skladu predstavuje korekciu rozdielu (Manko alebo Prebytok) medzi množstvom evidovaným skladovou evidenciou (Množstvo v evidencii) a reálnym množstvom v sklade (Množstvo fyzické) k určitému dátumu. Výsledkom inventúry skladu je zosúladenie skladovej evidencie s reálnym stavom zásob v sklade. Pred začatím inventúry je potrebné, aby účtovná jednotka mala zaevidované všetky skladové doklady v databázovej evidencii. Podrobný návod, ako postupovať pri inventúre, je k dispozícii v téme Pomocníka OBERON Spracovanie inventúry).
Mobilné aplikácie
Okrem štandardného spracovania inventúry OBERON umožňuje spracovať inventúru aj pomocou mobilných zariadení (mobilný terminál, tablet, smartfón) priamo v teréne, a to buď pomocou webovej aplikácie OBERON Web, alebo prostredníctvom obľúbenej aplikácie pre OBERON – ASTON – mobilný skladník.
V tomto prípade sa na mobilnom zariadení zadávajú spočítané fyzické množstvá a pomocou siete Wi-Fi sa údaje vzápätí prenesú do počítača.
Po skončení inventúry stačí v počítači skontrolovať údaje a danú inventúru dokončiť. Tým odpadá zdĺhavá práca prepisovania fyzických množstiev z inventúrnych hárkov do počítača, čím sa výrazne skráti čas vyhodnotenia inventúry a eliminuje sa chybovosť.
Aplikácia ASTON – mobilný skladník
Aplikácia ASTON – mobilný skladník je určená pre mobilné zariadenia (terminály, smartfóny, tablety) s operačným systémom Android a iOS a možno ju používať výhradne so systémom OBERON. Okrem inventúry skladových zásob, má aplikačný program využitie aj pri ďalších činnostiach v sklade (kontrola cien, výdaj, pripravuje sa príjem, sledovanie naskladnenosti/vyskladnenosti tovaru). Aplikácia so systémom OBERON komunikuje prostredníctvom webových služieb. Z tohto dôvodu je potrebné v prevádzke zabezpečiť WiFi pripojenie do lokálnej počítačovej siete.
Momentálne je k dispozícii druhá generácia aplikácie, ktorá prešla kompletným refaktoringom. Kým pri prvej generácii komunikáciu s OBERON-om zabezpečovala webová služba nakonfigurovaná v programe OBERON Center, pri druhej generácii aplikácia ASTON komunikuje s OBERON-om na základe webovej služby, ktorá sa nastavuje ako automatická úloha vykonávaná programom OBERON Automation Center (OAC).
Pripomíname, že OBERON Automation Center umožňuje pracovať len s databázami (firmami) umiestnenými na SQL databázovom serveri (so súborovou databázou Microsoft Access pracovať neumožňuje; v prípade, že ju používate, je potrebné vykonať jej migráciu na SQL server).
Postup spracovania inventúry s aplikáciou ASTON
- V prvom kroku sa uistite, že máte správne nastavenú komunikáciu medzi aplikáciou ASTON a systémom OBERON. Podrobný postup je uvedený v téme Aplikácia ASTON – inštalácia.
- Spustite aplikáciu ASTON na mobilnom zariadení. V aplikácii v nastaveniach inventúry v časti Sklad vyberte sklad, s ktorým budete pracovať.
- Na počítači v programe OBERON – Agenda firmy v ponuke Sklad vyberte položku Inventúra skladu, stlačte tlačidlo Možnosti a zvoľte funkciu Začiatok inventúry.
- Vykonajte fyzickú inventúru v sklade. V aplikácii ASTON zadajte zistené množstvá príslušných skladových kariet. Viac informácií o práci s aplikáciou pri inventúre získate v téme ASTON – inventúra skladu.
- V prípade, že mobilné zariadenie je pripojené k OBERON-u (k webovej službe), zadané množstvá sa prenesú do inventúrneho súpisu v OBERON-e (na aktualizáciu zoznamu skladových položiek v OBERON-e stlačte klávesovú skratku F5).
- Ďalej v spracovaní inventúry skladu v OBERON-e pokračujte podľa postupu spracovania inventúry skladu uvedeného v téme Spracovanie inventúry.
Mobilný terminál OBERON Data Assistant
Aj keď na prácu s aplikáciou možno použiť akékoľvek mobilné zariadenie s operačným systémom Android a iOS, na zvýšenie efektivity práce a jej uľahčenie odporúčame využiť mobilný terminál, t. j. prenosné zariadenie určené na prácuv rôznorodých prevádzkach. Oproti smartfónu alebo tabletu je mobilný terminál prispôsobený na priemyselné využitie – okrem vyššej robustnosti a výdrži batérie, prípadne prachotesnosti a vodoodolnosti, obsahuje snímač čiarových kódov, čo výrazným spôsobom zefektívňuje prácu pri inventúre. Firma EXALOGIC na prácu s aplikáciou vybrala a implementovala do systému OBERON priemyselné zariadenie OBERON Data Assistant. Terminál je možné zakúpiť v e-shope firmy EXALOGIC alebo prostredníctvom našich zmluvných partnerov.
Viac informácií o aplikácii ASTON vrátane inštalácie a práce s ňou a o mobilnom termináli OBERON Data Assistant nájdete na stránke aplikácie, resp. stránke zariadenia, v Pomocníku OBERON a v nasledujúcom videu: